Il problema del budget e come risolverlo

By Giampaolo Formica | Stand

Apr 29

La definizione del budget di spesa per una fiera a cui vuoi partecipare, e quindi anche dello stand è sempre un passaggio delicato.

Come definirlo?

Come capire se il budget che hai in testa, o che ti ha dato il tuo capo se sei un responsabile markleting/acquisti, è adatto agli obiettivi che vuoi ottenere?

Ma soprattutto, che budget dare (o non dare) all’allestitore per farti fare il progetto dello stand?

Molti imprenditori hanno questa sorta di remora a dare a chi gli deve progettare lo stand un budget definito, un po’ come se in qualche modo uno potesse approfittare dell’informazione “delicata” per farci chissà che cosa. In effetti è una remora giustificata, perché nel nostro settore è pieno di furbi che ti vendono a 10 quello che vale 5, per cui se anche tu hai questo genere di preoccupazione ne hai tutto il diritto e non stai sbagliando di molto. E’ anche vero però che non definire il budget dello stand, ma soprattutto non condividerlo con l’allestitore a cui fai fare il progetto è un errore che va a tuo unico svantaggio e ti impedisce di realizzare uno stand efficace.

Ora ti spiego il perché.

Innanzitutto parto dal presupposto che tu sia uno che fa una preselezione in base a dei criteri sensati di chi possano essere i tuoi fornitori ideali; se sei uno che scrive il brief e lo manda ad aziende a caso con la richiesta di progetto e preventivo gratuiti, magari mandando un’unica mail di richiesta a 20 aziende, mettendo tutti i destinatari in ccn pensando di essere un furbacchione, allora caro mio ti mancano anche le basi, perché è ovvio che se semini male prova ad indovinare un po’….? Esatto: raccogli male.

Non puoi minimamente pensare di realizzare uno stand efficace se non nutri una buona dose di fiducia nei partner con cui hai scelto di lavorare, questo è un pre-requisito per poter affidare un compito così delicato come la progettazione della tua immagine in fiera, e fornire il budget a chi ti deve fare il giusto progetto per la tua azienda è una delle informazioni più importanti che devi dargli. Sì esatto, è nel tuo interesse fornire un budget il più possibile definito, perché metterai il tuo interlocutore nelle condizioni di farti la sua migliore proposta senza sorprese.

L’errore che però non devi assolutamente fare è quello di dargli questa informazione sensibile prima di avergli fatto alcune domande precise sul suo modo di operare e su come è organizzata la sua azienda; ti dico questo perché il settore degli allestimenti fieristici è un settore ad alto tasso di artigianalità ed ogni azienda è organizzata a modo proprio, con la conseguenza che i prezzi di vendita dipendono direttamente dalla tipologia di organizzazione operativa (produzione interna/esterna, specializzazione di prodotto, logiche di rotazione del magazzino, ecc ecc…) dell’azienda stessa.

Ti sarà probabilmente già capitato o comunque potrebbe facilmente capitarti che lo stesso progetto, che magari hai fatto disegnare ad un tuo progettista di fiducia, se lo fai quotare a 5 aziende di allestimenti diverse potresti ricevere 5 preventivi con differenze di prezzi importanti (anche del 50% o più da uno all’altro). Questo potrebbe farti pensare che qualcuna delle 5 aziende o non sa fare i conti o ti sta prendendo in giro, perché giustamente come può la stessa cosa avere prezzi così differenti da un fornitore ad un altro?

In realtà non è così, dipende da una serie di fattori che contraddistinguono l’azienda in questione tra i quali il più importante è come l’azienda è organizzata al suo interno appunto. A tal proposito devi sapere che delle circa 450 aziende di allestimenti censite in Italia, meno del 15% producono gli stand che realizzano con proprie strutture (magazzino attrezzato, falegnameria, operai, ecc ecc…), ed ogni azienda ha le sue peculiarità; considera che la maggior parte sono sotto i 7 dipendenti e questo la dice lunga sulla componente artigianale del lavoro. Addirittura ci sono moltissime aziende di allestimento (e stanno diventando sempre di più la maggioranza) che, a dispetto di un sito internet ben fatto in cui sembra che siano delle industrie colossali, così non è, anzi spesso sono solo dei broker che rivendono prodotti di altri.

Ovviamente non c’è niente di male a lavorare da broker se sei trasparente, ma se ti pubblicizzi come se producessi tutto in casa allora non va bene. Verifica sempre con chi hai a che fare.

Ora probabilmente anche se ti ho svelato alcune informazioni da insider del settore ti starai chiedendo qualcosa del tipo: “Sì ok, ma non sempre ho tempo e possibilità di reperire queste informazioni, e quindi come faccio a risolvere questo problema del budget dello stand?

Beh intanto cerca di muoverti per tempo e possibilmente non a un mese dalla fiera, ma “a bocce ferme”, in questo modo potrai fare tutte le verifiche del caso. Inoltre voglio darti un suggerimento da applicare facilmente ogni qualvolta dovrai valutare un nuovo fornitore, e perché no, anche il tuo fornitore storico se non ti guardi intorno da un po’: non dare mai un solo budget di spesa. Quando arriva il momento della definizione del budget di spesa chiedigli almeno due proposte progettuali con due budget diversi o, in alternativa, un’unica proposta progettuale con un eventuale upgrade.

Nel concreto: avete definito il brief dello stand ed è chiaro a tutti e due quali sono i punti fondamentali del progetto, a questo punto dagli una cifra inferiore del 10-15 % circa in meno rispetto a ciò che realmente ti sei prefissato per il primo progetto, e una cifra del 10-15 % in più rispetto a ciò che ti sei prefissato per il secondo progetto.

In questo modo non solo otterrai due progetti su cui concentrare la tua scelta, ma avrai anche due livelli qualitativi su cui ragionare; dico – ragionare – non a caso, infatti il ruolo di un bravo allestitore non è solamente quello di farti il progetto che piace più a lui (perché magari deve rifilarti la roba che ha in magazzino), ma anche quello di stimolarti con delle soluzioni e delle idee a cui tu non avresti pensato, questo è il vero valore aggiunto. Potrebbe succedere che il progetto giusto sia un mix fra le due soluzioni.

Inoltre non farti alcuna remora a chiedere ai fornitori che selezioni più di un progetto; gli stai affidando un servizio strategico per il successo della tua azienda e, se dopo un incontro in cui avete condiviso in maniera trasparente e collaborativa tutte le informazioni del caso, non è disposto ad investire del tempo e delle risorse per te, beh, allora lascialo perdere, vuol dire che non gli interessa seriamente la tua azienda, ma probabilmente solo venderti quello che ha in testa lui e che gli conviene di più e non ciò che ti serve veramente.

Se è così, congedalo senza pensarci due volte; non merita il tuo tempo né i tuoi soldi e ti eviterai sorprese sgradite in fiera, quando ormai è troppo tardi per rimediare. L’errore più grosso che puoi fare è fossilizzarti in maniera rigida sul budget di spesa che hai in testa o che ti è stato dato dal tuo capo.

Quando partecipi ad una fiera il budget dello stand è una parte del budget complessivo di costi che dovrai sostenere; le statistiche dicono che l’allestimento dello stand incide mediamente sui costi complessivi di una fiera per circa il 20/30%; infatti dovrai acquistare l’area (che a volte costa più dello stand), pagare lo stand, investire soldi per il marketing pre-fiera (gadget, brochure, inviti, comunicati, ecc ecc…), investire soldi per prodotti/servizi nuovi che stai magari realizzando ad hoc per proporli per la prima volta in fiera, investire soldi per fare mangiare dormire e lavorare fuori casa per più giorni te e i tuoi collaboratori, ecc ecc…

Lo stand è lo strumento più importante per avere successo in fiera e deve essere efficace, dove per efficace intendo che deve assolutamente farti vendere di più e meglio in fiera e soprattutto dopo la fiera e differenziarti dai tuoi concorrenti. Se per ottenerlo devi investire un 10-15% in più di quello che ti sei prefissato, fallo!

No ha senso risparmiare a tutti i costi per rientrare in dei parametri “di bilancio” se poi non ottieni i risultati che ti aspetti dalla fiera e scopri di aver buttato i tuoi soldi, piuttosto se devi risparmiare cerca altre voci del budget complessivo che hanno meno importanza strategica. Compra sempre il meglio in base a ciò che ti puoi permettere.

Ricapitolando:

  1. preseleziona alcuni fornitori in base a dei criteri sensati;
  2. invitali in azienda (o comunque richiedi una consulenza approfondita, non un semplice preventivo);
  3. conoscili e capisci come lavorano;
  4. fornisci due livelli di budget su cui concentrarsi;
  5. decidi in base non a ciò che costa di meno, ma a ciò che realmente serve alla tua azienda per presentarsi al meglio in fiera e per ottenere l’unico risultato che veramente conta, e cioè vendere di più durante, ma soprattutto dopo la fiera e differenziarti dai tuoi concorrenti.

Applica questa strategia la prossima volta che devi far progettare il tuo stand.

 

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Al tuo successo in fiera.

Giampaolo