Scopri come evitare di DISTRUGGERE la tua Azienda in Fiera! Sono pentito e ho deciso di ammettere le mie colpe per salvarti.

By Giampaolo Formica | Fiere

Mag 04

Sono certo che è capitato anche a te di comprare un prodotto o un servizio che credevi perfetto per le tue esigenze e accorgerti poi che ti sbagliavi: o c’era un difetto o, comunque, le tue aspettative non sono state ripagate.

Succede, e io odio quando succede.

È pur vero però che può capitare.

Succede anche alle migliori aziende di fornire un prodotto o un servizio difettoso: in fondo ci sono sempre degli esseri umani dietro le aziende, e la perfezione, si sa, non è di questo mondo. Il vero problema è quando l’azienda che ti ha dato il servizio o il prodotto difettoso non fa nulla per rimediare o, peggio ancora, se ne frega completamente. Fin da bambino mi hanno insegnato che “chi sbaglia paga” sono certo che abbiano fatto una testa così anche a te. Sì lo so che poi si cresce e ci rendiamo conto che siamo in Italia ed è ormai diventato un modello culturale il non pagare per i propri errori, però non sono qui per scrivere della decadenza dei tempi e della politica.

Sono qui perché, da imprenditore con una certa esperienza, so per certo che questo comportamento può distruggere la credibilità di un’azienda. Fortunatamente esistono anche molte aziende che sono ben organizzate e quando qualcosa va storto hanno un vero e proprio sistema di intervento per recuperare ai danni fatti. Infatti, se ci fai caso, sono quelle aziende che vengono poi ritenute “serissime” perché è nel momento del bisogno che il cliente esprime il suo giudizio.

Cosa c’entra tutto questo con l’allestimento del tuo stand in fiera?

C’entra perché io ho sbagliato e ho pagato.

E poiché, sempre da bambino, mi ripetevano che dovevo imparare dagli errori degli altri, sono qui per evitarti dei seri mal di pancia quando dovrai preparare la tua prossima fiera. Qualche tempo fa, io e il mio team stavamo allestendo uno stand in fiera e tutto sembrava andare per il meglio. Purtroppo non era così.

Infatti lo stand prevedeva una parete completamente rivestita di grafica, in particolare una stampa su banner in pvc alto 5 metri per 10 di larghezza: non propriamente un loghino di facile applicazione… Io e i miei ragazzi in un clima di lavoro super rilassato, dato che eravamo in netto anticipo sui tempi di montaggio e di consegna dello stand, verso le 15,00, dopo un bel caffè rigenerante e una sigaretta (sì lo so che non si può fumare in fiera, ma anche io ho le mie debolezze) abbiamo iniziato a montarlo. Tutto come da programma senonché, alle 17:42, a meno di 20 minuti dall’orario di chiusura della fiera, accendendo le luci per fare una prova generale degli impianti, ci siamo resi conto che la grafica aveva un difetto di stampa: i colori erano meno “pieni” di come avrebbero dovuto essere.

Il giorno seguente sarebbe arrivato Fabio, il titolare dell’azienda espositrice, col suo staff per allestire lo stand con i suoi prodotti. Lo stand aveva un problema ed era bello grosso.

Panico.

Sigaretta.

Soluzione.

Fortunatamente, poiché sappiamo di essere umani, uno dei punti di forza della nostra organizzazione sono le partnership sviluppate negli anni con fornitori locali nelle fiere in cui lavoriamo. Questo ci torna utile proprio per far fronte agli imprevisti che, in cantieri che durano solo 3-4 giorni (a volte anche meno) possono capitare senza preavviso e rischiare di pregiudicare la consegna a regola d’arte dello stand. In quel caso, abbiamo contattato il nostro fornitore: la grafica sarebbe stata pronta l’indomani nel primo pomeriggio, ma saremmo stati al limite con i tempi per il montaggio. Non importava, lo stand doveva essere impeccabile: Fabio avrebbe dovuto presentare alcune novità importanti in questa fiera e quelle novità erano “raccontate” proprio da quell’enorme parete graficizzata.

Beh, il nostro partner ha fatto un miracolo e ci ha consegnato la grafica in fiera prima del previsto: alle 15,00 del giorno successivo era tutto ok. Lo stand era impeccabile. Ovviamente in ottica di massima trasparenza Fabio era a conoscenza dell’imprevisto, ma anche del fatto che ci sarebbe stata una soluzione. Era contento e rilassato.

La settimana successiva, al rientro dalla fiera, mi chiama per manifestare il suo entusiasmo per il successo del suo stand e mi fa notare che aveva ricontrollato per scrupolo i file grafici: in effetti erano stati i suoi ragazzi ad aver fatto degli errori con la preparazione delle immagini, per cui a suo dire il problema l’avevano creato loro e quindi voleva pagarmi la grafica che abbiamo dovuto stampare due volte.

Non se ne parla neanche”, ho risposto.

Sì, perché è vero che i file erano imperfetti, ma la nostra responsabilità è quella di controllare e segnalare eventuali problematiche in anticipo per evitare problemi successivi, e in questo abbiamo toppato alla grande. Anzi, la verità è che io personalmente ho toppato alla grande pensando di sostituirmi al mio specialista: infatti, il giorno che i collaboratori di Fabio mi hanno inviato tutto, Enrico, il nostro responsabile dell’area grafica, una persona specializzata nel controllo minuzioso dei file, era malato e io, invece di aspettare il suo rientro, ho ben pensato di sostituirmi a lui per accelerare il tutto pur non avendo le stesse competenze tecniche.

Non lo faccio più.

Nella nostra azienda abbiamo lavorato anni per creare un sistema di lavoro organizzato con procedure e ruoli ben definiti in modo da evitare errori come questi e guarda un po’, proprio io che ho che conduco questo sistema di lavoro sono “uscito dal seminato” per la fretta e ho creato un’inefficienza. Ecco perché ho pagato il mio errore.

Cosa puoi imparare da questo errore.

Se sei un imprenditore o hai comunque delle responsabilità sulle strategie di marketing della tua azienda, sicuramente non avrai il tempo e la testa per pensare anche a cose tipo controllare i file grafici del tuo stand o dettagli simili. Infatti molto probabilmente è bene che la tua mente e il tuo tempo siano impegnati prevalentemente a fare in modo che arrivino sempre più soldi nella tua azienda, tradotto: sei impegnato a vendere di più e meglio i tuoi prodotti/servizi senza doverti occupare per forza dei dettagli tecnici sugli strumenti per farlo.

Del resto lo stand in fiera non è altro che uno strumento per la tua immagine aziendale e per vendere di più. Ecco perché a tutto il resto deve pensare il partner che hai scelto per la realizzazione del tuo stand. Quando scegli un allestitore di stand per la tua prossima fiera ricordati che investi molti soldi e tempo nel fare una fiera e non puoi permetterti di sbagliare.

Controlla che il partner che hai scelto:

  1. Sia un’azienda organizzata.
  2. Abbia un sistema di gestione degli imprevisti

Un’azienda di allestimenti vera DEVE avere questi reparti ben delineati:

  • Amministrazione,
  • Reparto commerciale/customer service,
  • Ufficio tecnico,
  • Ufficio operativo (logistica e acquisti),
  • Responsabile gestione grafiche,
  • Responsabile magazzino/falegnameria,
  • Responsabile cantiere/montaggi.

Se l’azienda in questione non ha questi reparti ben distinti è un broker e quindi non ti serve. Un broker è uno che ti dice che ti fa lo stand, ma in realtà nella maggior parte dei casi subappalta tutto ad altri raccontandoti balle, infatti non può avere queste aree presidiate da persone diverse, ognuna con le sue competenze ben delineate. La conseguenza è che se ci sono degli imprevisti (e ci sono spesso…) sarai nella m**** perché il broker, con grande probabilità non avrà i mezzi per poter intervenire tempestivamente, non perché non sia in gamba magari, ma proprio per una questione di organizzazione.

Seguimi bene: ho conosciuto (e in passato collaborato) con broker veramente in gamba e preparati (purtroppo sono pochissimi in Italia), ma il loro limite non sta nelle capacità personali, bensì nell’organizzazione.

E la tua fiera quindi?

Tanti auguri…

Solo con un’efficace organizzazione aziendale si possono garantire standard qualitativi elevati per il tuo stand. Inoltre i giorni di montaggio delle fiere sono sempre pochi, quindi bastano cose banali, tipo un camion che arriva in fiera 2 ore dopo l’orario previsto a causa di una coda in autostrada, per mandare a monte il piano operativo di montaggio. Se l’azienda di allestimenti in questione non ha un sistema di gestione degli imprevisti, delle partnership con fornitori locali, delle capacità di aumentare la manodopera a seconda delle necessità in tempo reale, non è un’azienda di professionisti.

Stai alla larga da questo tipo di aziende o rischi di buttare i tuoi soldi e farti venire una gastrite. Vuoi stare ad ogni fiera con l’ansia che anche un piccolo imprevisto comprometta il tuo intero investimento oppure vuoi avere la tranquillità che qualunque cosa accada tu saprai che alla data stabilità tutto sarà perfetto? Credo che la serenità sia impagabile.

Ok Giampaolo ho capito, tutto chiaro, ma io come faccio a controllare che l’azienda di allestimenti che scelgo per i miei stand abbia queste caratteristiche?

 Facile.

Sempre per restare nel tema frasi celebri, uno molto più importante di me diceva:

chiedi e ti sarà dato”.

E così devi fare anche tu.

Chiedi esplicitamente al primo appuntamento (fisico o telefonico non importa) facendogli domande dirette su come sono organizzati seguendo le indicazioni che ti ho dato sopra.

Sono domande legittime che hai il diritto di fare prima di delegare un servizio così strategico per la tua azienda come l’allestimento dello stand, e se dall’altra parte non trovi le risposte giuste, o chi hai davanti reagisce stizzito o addirittura rimane perplesso dalle tue domande come se gli avessi chiesto in che anno gli alieni invaderanno la terra, beh allora stai parlando con l’azienda sbagliata.

Cosa ho imparato io dalla mia esperienza.

Lasciami dire ora cosa ho imparato io dall’errore che ho commesso. Ho imparato che se investi tempo e soldi per creare in azienda un sistema di lavoro che funziona e garantisce standard eccellenti non devi più improvvisare. Mai. Se improvviserai, avrai dei problemi.

Proprio per evitare questo tipo di problemi, dopo due anni e tre mesi di test “sul campo” abbiamo messo a punto un sistema di gestione dello stand dalla A alla Z, unico in Italia (forse lo brevetteremo, ma per ora non posso dire di più pubblicamente… ) per aiutare aziende come la tua ad espandere il proprio business, farti acquisire più contatti qualificati in fiera e farti ricordare dai tuoi clienti con un nostro stand fieristico, tutto in maniera semplice e sicura. Senza preoccupazioni. Senza Sorprese.

Da quando seguiamo passo passo questo sistema di lavoro i margini di errore sono diventati minimi, i nostri clienti sono contenti e le loro fiere vanno via lisce come l’olio.

Puoi leggere cosa ne pensano alcuni di loro cliccando qui http://gruppoalfad.com/dicono-di-noi/

Al tuo successo in fiera.

Giampaolo