Scopri il sistema infallibile per trascorrere notti insonni e fare un fiera da incubo

By Giampaolo Formica | Fiere

Mag 03
allestimenti stand fiere

Oggi voglio raccontarti una storia.

Ammetto di averla un po’ romanzata per agevolarne la lettura, ma è successa veramente.

E’ accaduta poco tempo fa.

Giulia (il nome ovviamente non è quello vero) è la responsabile marketing di una PMI italiana come potrebbero essercene tante. E’ una persona attenta e precisa e fa il proprio lavoro con dedizione totale. Quel posto da responsabile se l’è conquistato con cuore, passione e duro lavoro. Nessuno le ha regalato niente. L’azienda in questione è la Smazzabeghe srl (non cercarla su internet, non esiste), fondata dal Dott. Smazzabeghe (laurea acquisita sul campo alla street university), che negli anni 80 l’ha fondata e, con “sangue, sudore e lacrime”, l’ha portata al successo. Il motto dello Smazzabeghe è sempre stato: “diamo il massima della qualità ai nostri clienti, trattiamoli bene e facciamoci il culo, il resto verrà da se”.

I suoi collaboratori sono sempre stata gente motivata che crede in ciò che l’azienda fa e si è sempre impegnata, non solo per tutelare il proprio posto di lavoro, ma anche per dare un valore aggiunto reale all’azienda. Un’azienda  modello potrebbe definirla qualcuno. Ma dopo anni di successi qualcosa cambia.

Arriva la crisi.

Un po’ di cassa integrazione, qualche licenziamento sofferto e un’inevitabile senso di tristezza per come si stanno mettendo le cose, fino alla vera e propria paura che si insinua in ognuno dei collaboratori, oltre che nella mente dello Smazzabeghe, di non farcela a superare il momento. Anni di duro lavoro e sacrifici buttati via, questo il pensiero che passa per la testa ogni notte allo Smazzabeghe quando puntualmente alle 3 del mattino si sveglia assalito dall’ansia. Ma lui e i suoi collaboratori sono gente con le p**** quadrate che è abituata a cavarsela nelle difficoltà e che non si perde d’animo.

Lo stesso Smazzabeghe, a 62 anni, si mette in discussione e realizza concretamente ciò che da tempo pensava: è arrivato il momento di aprirsi ai mercati esteri emergenti e di investire tempo e soldi per conquistarsi la propria fetta di mercato. La voglia c’è. Lo spirito è quello giusto. E il prodotto della Smazzabeghe srl è davvero di qualità.

Ma c’è un problema.

Come spesso succede nella vita, e so esattamente di cosa parlo perché l’ho vissuto sulla mia pelle, i cambiamenti si fanno solo quando si è con le spalle al muro e quando le risorse non sono quelle ideali per poter fare investimenti. Ma questo frena gli entusiasmi. Giulia è tesa.

Insieme allo Smazzabeghe hanno individuato la fiera giusta in Germania in cui esporre con uno stand. In quella fiera arrivano buyer da tutto il mondo: Russia, Cina, Sudamerica e India. Le opportunità di sviluppo del business ci sono e sono concrete, ma entrambi sono consapevoli che ci saranno soldi da investire e delle decisioni  strategiche da prendere.

Una volta decisa e acquistata l’area giusta per esporre, c’è da pensare allo stand, ma Gino Manifatate della falegnameria dietro casa, con cui da anni la Smazzabeghe srl collabora per allestire i propri stand nelle fiere italiane, non è più la persona giusta con cui affrontare un lavoro così importante.

Qui non bisogna fare semplicemente un bel progetto, bensì realizzare uno strumento concreto per andare a vendere nel mondo.

Giulia, che è giovane e sveglia e conosce perfettamente come utilizzare internet, fa una ricerca on-line di possibili partner per progettare e allestire lo stand giusto.

E’ un incubo.

Visita numerosi siti di aziende di allestimenti e tutti hanno foto di stand realizzati più o meno belli, non solo, dicono tutti le stesse cose:

  • orientamento al cliente (ma cosa significa? cos’ è gli altri li mandano a quel paese i clienti?)
  • qualità del servizio (cosa vuol dire qualità? quale servizio?)
  • utilizzo di materiali di qualità (perché c’è qualcuno che ti dice “vieni da me che uso prodotti di m****”?)
  • team di persone specializzate (eh beh, chi vuoi che ti dica “vieni da noi che non abbiamo la minima idea di cosa stiamo facendo”?

Non avendo parametri oggettivi in base ai quali valutare il partner ideale Giulia decide di selezionarne alcuni che in base al sito internet la ispirano di più.

Chiede preventivi.

Nessuno di questi ha chiesto, o addirittura preteso, di conoscere personalmente Giulia e l’azienda con una visita ad hoc perché tanto “mi mandi una mail col brief che ci basta per farle il progetto”. I progetti che arrivano via mail ovviamente sono tutti belli, per carità, ma nessuno di questi è stato pensato sulla base delle reali esigenze della Smazzabeghe srl.

Del resto chi è abituato a vivere davanti ad uno schermo o a mettere le mani in mezzo ai trucioli pensa a fare ciò che crede sia “bello” secondo il suo punto di vista, non a farsi l’unica domanda intelligente che dovrebbe: “quello che sto facendo aiuterà realmente l’azienda ad avere più clienti?“

Siamo a poche settimane dalla fiera e bisogna prendere una decisione, inoltre le risorse economiche non sono quelle che si vorrebbero avere per affrontare al meglio la fiera, per cui l’imperativo è spendere il meno possibile, o almeno questo è quello che lo Smazzabeghe chiede esplicitamente a Giulia.

Giulia ha paura. Non sa chi scegliere, ma ha le palle, si prende la responsabilità e prende una decisione.

Sceglie la Rubasoldi snc che “mi sembrano brave persone, il progetto non è male e tutto sommato costano meno degli altri”. Contratto fatto, inizio dei lavori e tutto sembra procedere per il meglio.  Siamo a Dusseldorf, non dietro casa, e il giorno prima dell’inizio della fiera Giulia arriva in cantiere per prendere possesso dello stand e allestirlo insieme ai suoi collaboratori con i prodotti della Smazzabeghe srl.

Oltre ai soldi per la fiera, lo stand e il personale che dovrà stare fuori per una settimana hanno investito altri 35.000,00 € per realizzare un nuovo prodotto da presentare come novità in fiera e hanno passato l’ultima settimana a pensare a come presentarlo al meglio nello stand.

Gli accordi erano chiari.

La Rubasoldi snc avrebbe dovuto concludere i lavori sullo stand entro le 10 della mattina per poter assistere con serenità Giulia e i suoi collaboratori nei lavori di rifinitura e nella cura dei dettagli.

Neanche per sogno!

E’ un macello: alle 12:35 gli operai stanno ancora verniciando lo stand, la grafica è sbagliata e mancano dei pezzi che bisogna subito rimediare in qualche ferramenta intorno alla fiera.

Inoltre finché non finiscono di verniciare, Giulia e i suoi ragazzi non possono sistemare i loro prodotti e magari fare con calma dei piccoli ma utili aggiustamenti rispetto ai disegni iniziali.

La tensione è alle stelle e il film è nitido nella testa di Giulia: dovrà fare la notte con i suoi collaboratori per chiudere lo stand e renderlo almeno accettabile; andrà in hotel sfinita alle 4 del mattino con la fiera che inizia alle 9 e non chiuderà occhio per la paura che la fiera a questo punto sarà un fallimento totale.

Il giorno dopo nessuno ha dormito serenamente. Giulia e i suoi si bevono un litro di caffè nella hall dell’hotel e poi corrono in fiera. Arriva anche lo Smazzabeghe che è stato informato della situazione e ha già le p**** che gli fumano. Sta pensando di contestare il lavoro (giustamente) a quelli della Rubasoldi snc, ma adesso la priorità è pensare ai clienti.

Fortunatamente la fiera è piena di gente e i clienti sembrano non fare particolarmente caso al fatto che lo stand sembra “rimediato”, anche se qualcuno passa davanti allo stand ridendo sotto i baffi.  Ma il vero problema è che per lo stand si aggirano gli zombi della Smazzabeghe che non hanno le forze neanche per spiccicare parola con i clienti che vorrebbero informazioni ed essere accolti come si deve. Sono forti quei ragazzi, ma vorrei vedere te dopo che ti sei spaccato la schiena tutta la notte ad avere la lucidità necessaria per conversare in maniera proficua tutto il giorno con i clienti.

Impossibile. I contatti raccolti il primo giorno sono meno del previsto, chissà perché… e non potranno neanche riposarsi adeguatamente quella sera perché si va a cena con dei clienti che arrivano da San Pietroburgo. E devono essere anche belli pimpanti altrimenti i russi col cavolo che comprano dalla Smazzabeghe srl. Gli altri 2 giorni di fiera scorrono nello stesso modo, cioè mediocremente, e l’unica cosa che tiene svegli quelli della Smazzabeghe srl è il pensiero che finita la fiera si prenderanno 3 giorni di ferie per riprendersi.

Non esattamente lo spirito giusto per “aprirsi ai mercati esteri emergenti”, non credi? Alla fine della fiera i contatti “caldi” sono pochini e tutti sono distrutti dalla fatica. Hanno tenuto duro fino alla fine perché sono gente in gamba, ma a quale prezzo? E soprattutto con quali risultati? Ne è valsa la pena affidarsi a quello che costava di meno? I personaggi della storia sono inventati, ma la storia è vera. Ed è una storia che sento sempre più spesso.

 

Forse ti è già successa una cosa simile, o magari potrebbe succederti alla prossima fiera se non fai attenzione a chi ti affidi. Sembra che dall’inizio di questa crisi i dilettanti allo sbaraglio tipo quelli della Rubasoldi snc siano in continuo aumento, e le sorprese dietro l’angolo.

Vuoi sapere qual è un buon metodo per selezionare un allestitore di stand e sapere con tranquillità che non ti farà sorprese?

Bene, continua a leggere e fai come ti dico sotto.

Se è la prima volta che ci lavori chiedigli di impegnarsi contrattualmente con una penalità in caso di mancato rispetto degli accordi. Se non è disposto a farlo congedalo e inseriscilo nella lista nera. Significa che non è sicuro di poterti garantire quello che promette. E tu non vuoi affidarti a gente così. Tutti possiamo sbagliare, anche io ho sbagliato qualche volta. Ma non racconto cazzate.

Usciamo dal film che tutti possono fare tutto per tutti i tipi di clienti, non è così. Quando so che non posso mantenere le promesse io non vendo.

Se vuoi dormire felice come un bambino il giorno prima di un’ importante manifestazione, ed essere bello carico sapendo che devi pensare solo ai tuoi clienti! Contattaci per una consulenza GRATIS sul tuo prossimo stand in fiera.

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Al tuo successo in fiera.

Giampaolo Formica